Gửi và cấp mã hóa đơn xác thực của hóa đơn điện tử

Sau khi lập hóa đơn xác thực, doanh nghiệp cần phải có mã xác thực từ phía cơ quan thuế để hóa đơn có hiệu lục.  Đại lý thuế Công Minh xin Hướng dẫn Gửi và cấp mã hóa đơn xác thực của hóa đơn điện tử theo Quyết định 1209

Gửi hóa đơn xác thực

Sau khi doanh nghiệp ký điện tử, hóa đơn sẽ được gửi đến hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế. Các phần mềm lập hóa đơn phải đảm bảo kết nối mạng khi ký và gửi Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực.

Cấp mã xác thực hóa đơn

Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã xác thực (cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực) và gửi trả kết quả cấp mã xác thực hóa đơn cho doanh nghiệp.
Sau khi gửi hóa đơn để nhận mã xác thực, thì người nộp thuế sẽ nhận lại được kết quả như sau

1. Kết quả cấp mã xác thực bao gồm:

- Các thông tin hóa đơn đã được cấp mã xác thực nếu kết quả xác thực thành công.

- Các trạng thái lỗi nếu cấp mã xác thực không thành công.

- Thông báo kết quả cấp mã xác thực hóa đơn sẽ được tự động gửi tới doanh nghiệp qua phần mềm doanh nghiệp đã sử dụng để lập và gửi xác thực hóa đơn.

2. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA mới nhất): Kết quả cấp mã xác thực hóa đơn được tự động nhận về và lưu tại phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA).

3. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN): Kết quả cấp mã xác thực hóa đơn được tự động nhận về và lưu tại tài khoản của doanh nghiệp tại phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).

4. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) để lập hóa đơn và xác thực hóa đơn qua phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN): Kết quả cấp mã xác thực hóa đơn được tự động nhận về và lưu tại phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD).

5. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) để lập hóa đơn và cấp mã xác thực hóa đơn qua phần mềm lậphóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) có thể nhận dữ liệu hóa đơn xác thực vào phần mềm LHD như sau:

- Truy cập phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA).

- Thực hiện kết xuất danh sách hóa đơn xác thực ra tệp theo định dạng chuẩn do Tổng cục Thuế quy định.

- Nhận danh sách hóa đơn cấp mã xác thực được kết xuất từ phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) vào phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD).